Protección de datos personales para empresas en Colombia
En nuestro despacho de Abogados Comerciales ayudamos a empresas y organizaciones a implementar el régimen colombiano de protección de datos personales basados en su operación real. Para esto, revisamos cómo se recolecta, almacena, utiliza, comparte y elimina la información de clientes, trabajadores, proveedores y usuarios. A partir de ese diagnóstico estructuramos políticas, autorizaciones, contratos, procedimientos y controles verificables. Atendemos empresas en toda Colombia y de manera presencial en Bogotá.
Asesoría legal para ejecución de protección y tratamiento de datos personales en empresas
El tratamiento de datos personales engloba todas las operaciones realizadas con la información asociada con personas naturales, desde su recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión. La mayoría de las empresas suelen manejar datos de clientes, proveedores, trabajadores y usuarios digitales, de allí la importancia de contar con una buena gestión de datos para evitar riesgos y uso indebido de la información.
El cumplimiento no se obtiene descargando una política genérica de internet. Es necesario tener en cuenta los canales de captura, las autorizaciones, los sistemas utilizados, los proveedores que acceden a la información, los tiempos de conservación y la forma en que se atienden los derechos de los titulares.
Nuestro servicio está dirigido a responsables y encargados del tratamiento que necesitan implementar, actualizar o auditar su programa de protección de datos personales.
Servicios de protección de datos personales
Acompañamos a las empresas en la protección legal de sus datos personales y en la implementación de las políticas correspondientes según su actividad.
Diagnóstico y mapeo de datos
Identificamos las bases de datos, categorías de titulares, clases de información, finalidades, canales de recolección, lugares de almacenamiento y personas que acceden a los datos. También revisamos si participan proveedores, plataformas, empresas vinculadas o terceros ubicados dentro o fuera de Colombia.
Políticas, avisos y autorizaciones
Elaboramos y actualizamos políticas de tratamiento, avisos de privacidad y mecanismos de autorización ajustados a la operación de la empresa. Revisamos formularios físicos y digitales, contratos, páginas web, campañas, procesos de selección, sistemas de videovigilancia y otros puntos de captura.
Consultas, reclamos y derechos de los titulares
Diseñamos procedimientos para que la empresa pueda atender solicitudes de conocimiento, actualización o rectificación cuando resulte procedente. Definimos los canales, responsables internos, documentos de soporte y controles para responder de manera consistente.
Contratos, proveedores y datos
Revisamos los contratos con proveedores que acceden, almacenan o procesan datos personales por cuenta de la empresa. El servicio puede comprender cláusulas y acuerdos de transmisión, confidencialidad, medidas de seguridad, instrucciones de tratamiento y reglas para la eliminación de información.
Registro Nacional de Bases de Datos y SIC
Determinamos si la organización está obligada a inscribir sus bases de datos en el RNBD. Cuando corresponda, acompañamos la preparación de la información, inscripción, actualización y reporte de novedades. También apoyamos la atención de requerimientos o acciones administrativas de la SIC.
Auditoría, datos sensibles e incidentes
Evaluamos la implementación efectiva del programa, las evidencias disponibles y la gestión de tratamientos de mayor riesgo. La revisión puede incluir datos sensibles, biométricos, información de menores, videovigilancia, procesos laborales, plataformas digitales e incidentes de seguridad.
¿Cuándo debe una empresa buscar asesoría?
Siempre que necesite tomar decisiones importantes, evaluar posibles consecuencias o preparar documentación.
Cuando recolecta datos de clientes, trabajadores o proveedores
Especialmente si todavía no ha identificado sus bases de datos, finalidades, autorizaciones y responsables internos.
Antes de lanzar un formulario, plataforma o campaña
Cuando se implementarán páginas web, aplicaciones, comercio electrónico, publicidad, programas de fidelización, videovigilancia o captura biométrica.
Al contratar proveedores tecnológicos
Si terceros administrarán nómina, CRM, servicios en la nube, marketing, bases de datos, soporte o cualquier proceso que implique acceso a información personal.
Ante una reclamación o incidente
Cuando un titular solicita información, pide eliminar sus datos, presenta una queja o se produce una pérdida, filtración o acceso no autorizado.
¿Cómo trabajamos?
La asesoría se adapta a la decisión, los documentos disponibles y la situación de la empresa. Antes de comenzar definimos el alcance del trabajo, las actuaciones necesarias y los honorarios correspondientes.
Inventario y contexto
Identificamos los procesos, bases de datos, titulares, finalidades, sistemas y terceros involucrados.
Diagnóstico de brechas
Comparamos la operación real con las obligaciones aplicables y priorizamos los riesgos encontrados.
Implementación
Preparamos o actualizamos políticas, autorizaciones, contratos, procedimientos y controles.
Evidencia y seguimiento
Organizamos los soportes de cumplimiento, capacitamos a los responsables y definimos revisiones periódicas.
Información necesaria para revisar su caso
No es necesario enviar documentos confidenciales en el primer contacto. Inicialmente puede describir la situación, la empresa involucrada y el resultado que necesita. Después solicitaremos la información pertinente mediante un canal adecuado.
Políticas y recolección de datos
Política de tratamiento, política de privacidad, avisos de privacidad, formatos de autorización y formularios físicos o digitales utilizados para recolectar datos personales.
Bases de datos y gestión interna
Relación de clientes, empleados, proveedores y demás titulares. Descripción de las bases de datos, sistemas utilizados, procedimientos para atender consultas y reclamos, y evidencias de autorizaciones o capacitaciones.
Proveedores y datos sensibles
Contratos con proveedores tecnológicos, de nómina y almacenamiento. Información sobre videovigilancia, biometría, estado de inscripción en el RNBD cuando corresponda, y antecedentes de reclamaciones o incidentes de seguridad.
Preguntas frecuentes sobre protección de datos
¿La Ley 1581 de 2012 aplica a todas las empresas?
Las obligaciones dependen de las actividades realizadas y de la información tratada. Una empresa que recolecta, almacena, utiliza o circula datos de personas naturales debe revisar el régimen aplicable, independientemente de su tamaño.
¿Tener una política de tratamiento es suficiente?
No. La política es uno de los componentes. También deben revisarse las autorizaciones, avisos, canales de atención, contratos con proveedores, medidas de seguridad, procedimientos y evidencias de implementación.
¿Todas las empresas deben inscribir sus bases de datos en el RNBD?
No. La obligación de inscripción aplica a los sujetos definidos por la normativa vigente. Sin embargo, una empresa que no deba registrarse continúa obligada a cumplir las demás disposiciones sobre tratamiento de datos personales.
¿Siempre se necesita autorización del titular?
Como regla general, el tratamiento debe estar precedido por una autorización previa, expresa e informada, salvo que exista una excepción legal aplicable. La empresa debe analizar cada finalidad y conservar evidencia cuando la autorización sea necesaria.
¿El titular puede solicitar que se eliminen sus datos?
El titular puede ejercer sus derechos de consulta, actualización, rectificación, supresión y revocatoria. La procedencia de la eliminación debe analizarse frente a las obligaciones legales o contractuales que justifiquen conservar la información.
¿Las cámaras de vigilancia y los datos biométricos están regulados?
Sí. Las imágenes y la información biométrica pueden constituir datos personales y requieren una evaluación especial de necesidad, finalidad, información al titular, acceso y seguridad.
¿Qué debe hacerse ante una filtración de datos?
La empresa debe activar su procedimiento interno, contener el incidente, preservar evidencias, identificar la información y los titulares afectados y evaluar las comunicaciones o reportes aplicables. La respuesta jurídica debe coordinarse con el equipo técnico.
¿Protección de datos y ciberseguridad son lo mismo?
No. La ciberseguridad se ocupa principalmente de riesgos y controles técnicos. La protección de datos incluye además finalidades, autorizaciones, derechos de las personas, contratos, responsabilidades y evidencias jurídicas. Ambas áreas deben trabajar coordinadamente.
La empresa también puede necesitar
Cumplimiento normativo
Diseño y revisión de políticas, controles y responsabilidades para atender obligaciones regulatorias. Conocer el servicio de cumplimiento normativo
Derecho laboral empresarial
Tratamiento de información de trabajadores, candidatos, contratistas y procesos internos de talento humano. Conocer el servicio laboral empresarial
Contratos comerciales
Acuerdos con proveedores, plataformas, aliados y encargados que acceden a información personal. Conocer el servicio de contratos comerciales
Convierta sus documentos de privacidad en un programa que funcione
Cuéntenos qué información maneja su empresa y qué necesita implementar, actualizar o responder. Revisaremos el contexto inicial para definir el alcance del diagnóstico.